Jeder, der sich zu denjenigen Zählen kann, der einen Gmail-Account besitzt oder zumindest die Möglichkeit hat an einen dran zukommen, der kann durch ein paar einfache Regeln die Effizienz seiner Mail-Bearbeitung deutlich steigern.
Email-Adressen
Alle in Deutschland vergebenen Googlemail-Adressen sind auch gleichzeitig GMAIL-Adressen. Also eine Adresse der Form: vname.nname@googlemail.com ist gleichzeitig auch unter vname.nname@gmail.com zu erreichen.
Google ist sehr großzügig mit bestimmten Zeichen. Die oben genannte Adresse ist nämlich auch ohne Punkt erreichbar, also vnamenname@gmail.com.
Mehrere Mailadressen möglich. Google verwirft alles was in der Mailadresse nach einem + kommt. Dies ist eine interessante Möglichkeit Emailadressen bestimmten Zwecken zuzuordnen. Denn eine Emailadresse wie vname.nname+werbung@gmail.com kann mit Filtern versehen und gleich mit dem Label Werbung/Newsletter gemarkt werden. Dies bietet eine elegante Möglichkeit ankommende Mails vielleicht aus verschiedenen Newslettern gleich richtig einzuordnen.
Shortcuts
Google bietet die Möglichkeit die Weboberfläche von Gmail durch Shortcuts zu bedienen. Dies ist eine tolle Form der GUI-Bedinung, wenn man sich erstmal daran gewöhnt hat. Die wichtigsten Shortcuts stelle ich hier vor – die komplette Übersicht ist unter [1] zu finden.
1. Email verfassen “c” (compose)
2. Antworten “r” (reply)
3. Allen Antworten “a” (reply all)
4. Versenden “Tab” + “return”
Label
Das neu eingeführte Konzept zur Verwaltung der Mails mittels Label hat soweit ich weiß bisher noch kein anderer Webmailanbieter. Dennoch ist es nicht so neu wie viele glauben, denn die meisten Emailclients (z.B. Outlook) können ebenfalls mit Labeln umgehen. Hier heißen sie allerdings Kategorien.
Label habe im Vergleich zu Ordnern den Vorteil, dass man eine Email mit mehreren Labeln versehen kann. Kurz, eine Mail kann mit mehreren Labeln versehen werden, was auf Ordner angewendet, bedeuten würde, dass eine Mail in mehrere Ordner zu verschieben wäre (ohne die Mail zu kopieren).
Suchfunktionen a la Google
Es wäre ja nicht Google, wenn es keine gute Suchfunktion gäbe. Natürlich kann man einfach seinen Suchbegriff eintippen und hoffen, dass dieser zum gewünschten Erfolg führt. Oder man sucht mithilfe von Metatags. Also im Suchfeld den Metatag angeben und Enter drücken:
* from:
* to:
* label:
* subject:
* is:read/unread
Jeder Metatag kann natürlich mit allen anderen verknüpft werden, möchte man z.Z. alle Mail von Peter Meier haben aber nicht die die mit dem Label “Wichtig” versehen wurden, findet folgende Summe die gwünschten Mails:
from:peter.meier@domain.com !label:wichtig
Das “!” steht an dieser Stelle für eine Verneinung. Eine komplette Übersicht ist unter [2] zu finden.
Verschlüsselung
Natürlich kann man den Gmail Account mittels POP3 und einem Emailclient nutzen, der in der Lage ist GPG zu verschlüsseln. Eine weitere Möglichkeit ist die Benutzung einer GPG-Shell wie WinPT oder GPG-Shell. Hier ist es möglich über die Zwischenablage die Emails zu ver- und entschlüsseln. Hat allerdings den Nachteil, dass man die verschlüsselten Mails nur lesen kann, wenn man einen entsprechenden Client installiert hat. Die Situation fällt im Urlaub oder auf Reisen schon einmal aus.
Die zweite Alternative ist die Nutzung des Dienstes Freenigma. Dieser Dienst bringt dem Anwender die Möglichkeit in Web-Mailpostfächern ohne großen Aufwand seine Mail zu verschlüsseln. Dabei ist das System so konstruiert, dass der Betreiber eines Webmail-Dienstes selbst keinerlei Möglichkeiten hat, in die Verschlüsselung einzusehen. Als echte Web 2.0-Anwendung ist Freenigma mittels AJAX realisiert und bietet eine Firefox-Extension, die den Bildschirm analysiert und automatisch erkennt, wann eine Mail geschrieben wird. Registriren kann man sich unter [3]. Leider ist derzeit noch kein Austaush mit herkömmlichen PGP/GPG Anwendungen möglich. Das heißt, jeder mit dem man verschlüsselt kommunizieren will, muss ebenfalls bei Freenigma registriert sein.
Firefox-Erweiterungen
Für mich ist eine Software erst richtig gut, wenn sie die Möglichkeit bietet ihr aussehen mittels Skins zu verändern. Hier kommt der Firefox Browser ins Spiel. Denn mit Ihm ist eben genau das möglich. Die Erweiterung ist unter [4] zu finden und einfach zu installieren. Allerdings sollte man darauf achten, dass beim ersten Start die Spracheinstellungen auf English(US) stehen. Eine weitere schöne Erweiterung ist der “Google Mail Notifier”, der sich wunderbar in die Symbolleiste und/oder Statusleiste des Firefox integriert, um Ankunft neuer Mails zu prüfen.
Fazit
Google hat mit Gmail sicherlich neue Maßstäbe im Freemailer-Bereich geschaffen. Die Oberfläche orientiert sich im vergleich zu vielen anderen Web-Mailern eher an einen gängigen Emailclient wie Thunderbird. Dies macht die Benutzung der Oberfläche sehr funktional und übersichtlich, da die Werbung nur dezent eingeblendet wird. Nachteilig bleibt festzuhalten, dass alle Emails gescannt werden, um daraufhin kontextbezogene Werbung einzublenden. Dies ist as Sicht des Datenschutzes ein nicht zu verkennender Askekt. Wie auch immer, die Wahl bleibt jedem selbst überlassen einen technisch ausgereiften Webmailer zu nutzen.
Infos
[1] Gmail Shortcuts: [http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=6594]
[2] Gmail Suchfunktion: [http://mail.google.com/support/bin/answer.py?answer=7190&topic=1578]
[3] Freenigma [http://www.freenigma.com]
[4] Gmail Skins: [https://addons.mozilla.org/firefox/2127/]
[5] Gmail Notifier: [http://addons.mozilla.org/firefox/173/]
