10 Software-Auswahlkriterien für Lean Projekte

Gastbeitrag von Philip Schilling

Lean Project Management bedeutet nach allgemeiner Auffassung, Werte für den zentralen Stakeholder zu schaffen und dabei Verschwendung so gut wie möglich zu vermeiden. Nach ISO 10006 sind Stakeholder eines Projektes alle Personen, die ein Interesse am Projekt haben oder von ihm in irgendeiner Weise betroffen sind. Dabei arbeiten aktive Stakeholder direkt am Projekt mit (z.B. Projektleiter, Teammitglieder) oder sind direkt vom Projekt betroffen (z.B. Kunden, Lieferanten, Geschäftsführung). Insbesondere dieser Personenkreis muss durch entsprechende Werkzeuge in der für das Lean-Management typischen Fokussierung auf ergebnisorientiertes Handeln unterstützt werden.

Zu Beginn eines Projektes ist nur selten präzise definiert, wie die Ergebnisse aussehen sollen. Deswegen erfordert auch Lean Project Management, beginnend mit dem Anforderungsmanagement, über die gesamte Projektdauer die Anwendung agiler Methoden, um Verschwendungen möglichst gering zu halten.

Projekte agil zu managen fordert die Software-Werkzeuge heraus

Für Lean Project Management eignen sich vor allem agile Methoden wie beispielsweise Scrum, Kanban und andere, da die Herangehensweise dieser Methoden  kundennah und immer auf die aktuellen Bedürfnisse abgestimmt ist. Damit lässt sich die für Lean Project Management typische Forderung umsetzen, den Projektfortschritt auf die Anforderungen des Kunden auszurichten. Software-Werkzeuge sind nur dann dabei hilfreich, wenn sie die Teammitarbeiter von unproduktiven Tätigkeiten entlasten und dabei helfen, den Blick auf das Wesentliche zu fokussieren. Oft genug fehlt älteren Software-Werkzeugen die heute nötige Anpassungsfähigkeit an agiles Projektmanagement.

10 Tipps für die Auswahl der richtigen Softwarelösung

Die Auswahl einer Softwarelösung für Lean Project Management sollte sehr sorgfältig unter Berücksichtigung der gegebenen Bedingungen und Stakeholder vorgenommen werden. Anderenfalls kann das Gegenteil des gewünschten Ergebnisses erzielt werden: Statt am Projekt zu arbeiten sind die Teammitglieder mit dem „Füttern“ der Softwarelösung beschäftigt. Worauf sollte bei der Investition in eine Softwarelösung geachtet werden, die für agiles Projektmanagement eingesetzt werden soll? 10 Tipps, welche die Anforderungen verdeutlichen:

1. Collaboration: Agile Projekte werden meist in Teams organisiert, wobei der klassische Projektmanager und die bei klassischem Projektmanagement übliche hierarchische Struktur eher in den Hintergrund tritt. Deshalb sollte die für agiles Lean Project Management auszuwählende Software über Collaboration-Funktionalität verfügen wie beispielsweise über virtuelle Räume, die Möglichkeit Dokumente zu teilen, Diskussionen zu dokumentieren und Aufgaben untereinander zuzuweisen.
2. Aufgabenstrukturen: Es sollten beliebig viele Aufgaben-Hierarchien möglich sein und auch beliebige Abhängigkeiten mit unterschiedlichen “Task-Ownern”. Aufgaben sollten ohne Aufwand umorganisiert werden können, z.B. in ein Backlog oder in eine andere Aufgabenkategorie verschoben oder in Teilaufgaben aufgeteilt werden können, kurz, alle Möglichkeiten bieten, damit ein Projekt agil umgesetzt werden kann.
3. Aufgabensortierung und -zuordnung: Da sich bei agilem Projektmanagement die Struktur und Priorisierung der Aufgaben fortlaufend ändern kann, muss die Softwarelösung auch diese Möglichkeiten abbilden, beispielsweise durch Drag’n'Drop von Aufgaben oder einfache Neuzuordnung.
4. Flexibilität: PM-Software, die beispielsweise wie Microsoft Project, die notwendigen Arbeiten den Meilensteinen und dem kritischen Weg unterordnet, ist für agiles Arbeiten nach der Scrum-Methode nicht förderlich, bei der in 2-Wochen Sprints geplant wird.
5. Kanban-Funktionalität: Wird nach Kanban mit Karteikarten gearbeitet, so muss die Software diese Funktion explizit unterstützen. Die bei den meisten Software-Lösungen übliche Darstellungsweise in Tabellenform ist dafür nicht geeignet.
6. Backlog: Projektmanagement-Methoden wie Scrum nutzen einen Backlog für nicht aktuell geplante Aufgaben. Eine für Lean Project Management geeignete Softwarelösung sollte es ermöglichen, zusätzlich zu geplanten Aufgaben eine Backlogliste zu verwalten, der flexibel Aufgaben zugewiesen bzw. entnommen werden können. Im einfachsten Fall ist das eine separate Aufgabenkategorie, die entsprechend benannt werden kann.
7. Visualisierung: Gerade beim Lean Project Management kommt es darauf an, Ziele und die nächsten Aufgaben zu visualisieren. Oft genug ist eine an verschiebbare Post-its erinnernde Darstellung, auf der die Elemente beispielsweise bei Kanban flexibel hin- und hergeschoben werden können, die beste Variante, um den Teammitgliedern die nächsten Aufgaben zu verdeutlichen und sie auf die Problemlösung zu fixieren.
8. Versionskontrolle: Speziell im IT-Bereich ist eine Integration mit Versionskontrollsystemen wie git oder Apache Subversion (SVN) sinnvoll, um Projektentwicklung und -planung miteinander zu koppeln. Entweder ist diese Funktion in der gewählten Softwarelösung vorintegriert oder die Software muss über eine API zur Integration einer Versionsverwaltung verfügen.
9. Reporting: Berichte helfen, den Überblick im Projektfortschritt zu halten. Besonders geeignet sind grafische Darstellungen in Diagrammform. Burndown-Diagramme wie bei Scrum sind hilfreich, das Fehlen dieser Variante ist aber kein K.O.-Kriterium.
10. Keep it simple: Lean Project Management zeichnet sich durch schlanke Strukturen aus. Eine überdimensionierte, komplexe PM-Lösung ist daher kontraproduktiv. Die Benutzerführung muss intuitiv und selbsterklärend sein.

Fazit

Lean Project Management ist besonders in den letzten 3-5 Jahren sehr populär geworden und zeichnet sich durch agile, einfache, sehr praxisnahe Methoden aus. Viele Projektmanagementlösungen aus dem letzten Jahrzehnt, können und werden agile Methoden nicht abbilden, da sie Altlasten aus dem klassischen Projektmanagement mitbringen und nur schwer anzupassen sind. Oftmals sind es webbasierte Projektmanagementlösungen von jungen Anbietern, die sich diesem Thema verschrieben haben wie z.B. Comindware Project, eine Unternehmenslösung, die es erst seit 2013 gibt und die auf Kollaboration und Benutzerfreundlichkeit setzt, oder Trello, eine sehr einfach zu bedienende und auf Karteikarten basierende Kanban-Anwendung.

In gemischten Projekten, die außer agilen Projektmanagementmethoden auch klassisches Projektmanagement beinhalten sollte, ist es zielführend, dass eine universelle Softwarelösung alle Elemente abbildet. Es ist im Sinne des schlanken Managements kontraproduktiv, für Scrum, Kanban, klassisches Projektmanagement und jede andere Methode jeweils separate Systeme zu verwenden. Weniger ist in diesem Sinne mehr – schließlich soll die Softwarelösung das Projekt unterstützen und nicht umgekehrt.

Über den Autor:
Philip Schilling ist freier Mitarbeiter der Comindware GmbH, die Software der neuen Generation für adaptive Geschäftsprozessverwaltung, Workflow-Automatisierung und prädiktives Projektmanagement entwickelt. Comindware zählt zu den Pionieren im adaptiven Business Processs Management sowie kollaborativen Projektmanagement und beschäftigt derzeit weltweit 70 Mitarbeiter.