Enterprise 2.0

Nachdem die Wikis sich inzwischen in vielen Unternehmen durchgesetzt haben, ist es vielleicht einmal Zeit einen kritischen Blick auf dieses Tool zu werfen.

Ich selbst habe 2005 ein Wiki eingeführt und war damals Feuer und Flamme für das allheilbringende Tool. Kommt doch mit einem Wiki ein echter Web 2.0 –Gedanke auf. Denn ein Wiki ist nach der Einteilung von O’Reilly eine Anwendung mit einem Web 2.0-Gehalt der Stufe 3. (Anwendungen, die nur online existieren und deren Funktionen auf Netzwerkeffekten basieren.) Zentrale inhaltliche Eigenschaft, ist die Entstehung der Inhalte durch die Benutzer. Soweit – so gut. Aber was passiert mit den Inhalten, die einmal in einem Wiki stehen?

Damit es auf Dauer in einem Unternehmen bestand haben kann, ist eine Form der Qualitätssicherung erforderlich. Diese erstreckt sich aber in den meisten Fällen nicht auf alle Bereiche des Wikis. So entstehen mit guter Absicht die unterschiedlichsten Dokumente. Das schöne daran – es können alle mitmachen (das liegt am Wiki). Dies birgt schon die erste Gefahr, dass Inhalte doppelt angelegt werden. Nachdem man es gemerkt hat, ärgert man sich, da die Arbeit nun umsonst war (liegt das auch am Wiki).

Was passiert aber mit den Dokumentationen, die in einem Projekt entstanden sind? Werden diese weiter gepflegt, wenn sich an den Systemen oder Prozessen etwas ändert? Dies geschieht meistens halbherzig – wir alle kennen die Gründe dafür (das liegt definitiv nicht am Wiki). Abgesehen davon, dass man selbst nicht mehr genau weiß, was alles im Wiki steht, hilft es neuen Mitarbeitern enorm sich in ein laufendes Projekt einzuarbeiten.

Binden diese neuen Mitarbeiter vorerst keine Ressourcen aus dem Team und haben dennoch die Möglichkeit einen Überblick zu bekommen – Volltextsuche sei Dank. So kann jeder, der zwei Stunden Ruhe haben, den Neuen mit dem Satz wegschicken: „Das steht doch im Wiki“ (das liegt am Wiki).

Sobald die zwei Stunden vergangen sind und die ersten Rückfragen entstehen, heißt es dann: „Das machen wir schon lange nicht mehr so, das solltest du nachdokumentieren“ (das liegt nicht am Wiki).

Und so bleibt ein Großteil der nicht ganz so häufig gelesenen Dokumentation doch aktuell – aber das liegt natürlich nicht am Wiki. Der Neue im Team hat dann auch den Überblick – nachdem er alles gelesen und nachdokumentiert hat – dank des Wikis.

Ich kann mir ein Arbeiten ohne die Wikis nicht mehr vorstellen. Es ist so einfach abteilungsübergreifend Dokumente zur Verfügung zu stellen, die von allen Beteiligten angereichert werden können.

Welche Inhalte in ein Wiki gehören muss man allerdings vorab festlegen, denn es sinnvoll diese nach Themen zu gliedern. Die Suche liefert  bessere Ergebnisse und die Benutzer können die volle Stärke dieses Tools nutzen.

Haben Sie andere oder ähnliche Erfahrungen gemacht? Lassen Sie es mich wissen!

Wir sind derzeit dabei ein Wiki für einen bestimmten Teilbereich neu einzuführen.  Dieser Bereich hat sich bisher vor dieser Technologie verschlossen und möchte das nun ändern.  Bei der Präsentation  stellten die Stakeholder natürlich die Frage, wie wir die Qualität der Wiki-Inhalte sicherstellen.

Im Vergleich zu Wikipedia, wo mehrere 100 Autoren die Beiträge prüfen, ist ein Firmenwiki auf sich alleine gestellt. Sofern ein Wiki überhaupt eine Qualitätssicherung benötigt, sollte man sich vielleicht nochmal vor Augen führen was zu Qualität führt:

• Strukturiertes Vorgehen
• Einsatz von Hilfsmitteln / Werkzeugen
• Ausbildung

Unter Beachtung dieser Punkte können auch in einem vermeintlich unstrukturierten Wiki Beiträge hoher Qualität erzeugt werden. Ideen für die Umsetzung dieser Punkte möchte ich in diesem Beitrag anregen.

Punkt 1: Strukturiertes Vorgehen
Es muss zu Beginn klar sein was in das Wiki gestellt wird. Es muss ein Zielbild entwickelt, Kategorien geschaffen, Namensräume und klare Rollendefinitionen vergeben werden.  Dies zielt auf die Planung vor Einführung eines Wikis ab. So können beispielsweise Mitarbeiter die Rolle des “Wiki Gärtners” übernehmen, der die Beiträge kontrolliert. Dabei  sollte sich die Kontrolle auf folgende Bereiche konzentrieren:

• Kategorienzuordnung,
• Vervollständigung,
• Konfliktlösung  bei inhaltlichen Diskussionen
• Redundanz der Artikel

Es ist also ein manueller Aufwand erforderlich, um die Qualität des Systems zu gewährleisten.

Punkt 2: Einsatz von Hilfsmitteln / Werkzeugen

Es ist inzwischen unbestritten, dass der richtige Einsatz von Werkzeugen die Qualität eines Systems erhöht.  So bleibt bei einem Wiki die Frage wie ein “Wiki Gärtner” über neu zu prüfende Beiträge informiert wird.  Hier scheiden sich die Geister ob ein Push- oder Pull-Mechanismus die richtige Wahl ist.  So kann der Wiki-Gärtner über alle neuen Einträge informiert werden, oder der Autor eines jeweiligen Beitrags einen Benachrichtigungs-Button aktivieren.  So kann durch einen Workflow versucht werden, eine Bewertung der Beiträge zu organisieren.  Vielleicht reicht es einfach, wenn der Wiki-Gärtner sich über bestimmte Suchkriterien einen RSS-Feed abonniert, um auf die neuen Beiträge aufmerksam zu werden.

Punkt 3: Ausbildung

Die Mitarbeiter, die ein das Wiki nutzen sollen, müssen über die notwendigen Fähigkeiten verfügen dieses zu tun. Viele werden da sagen, dass das selbstverständlich ist, in der Praxis wird dieser Faktor leider häufig unterschätzt.  Es sollte also vorab klar sein, was in das Wiki eingestellt werden soll. Es muss transparent sein, was ein Howto ist, ein  Artikel, eine Notiz etc. Ebenso sollte die Meta-Syntax des Wiki-Systems klar und eine Hilfe zur Benutzung verfügbar sein. Denn mangelnde Ausbildung des Personals kann gleichzeitig auch das Scheitern des Wiki-Projekts zur Folge haben. Nämlich genau dann, wenn die beteiligten Personen das Wiki boykottieren und immer noch die Dokumente per Email versenden, die eigentlich in das Wiki gehören.

Fazit:

Die Bedenken bei einer Wiki-Einführung, die oft vom Management eingebracht werden, können durch eine gute Planung ausgeräumt werden. Die Qualität eines Wikis steht insgesamt mit der Art und Weise, wie das Projekt Enterprise 2.0 angegangen wird.  Leider werden die Ziele häufig zu hoch angesetzt und die Erwartungen nicht erfüllt.  Das Wiki ist auch nur ein Werkzeug, und bildet mit vielen anderen Arbeitsmethoden und Hilfsmitteln einen Weg zum Enterprise 2.0.

In dem dritten Teil der Reihe “Wissensmanagement im Enterprise 2.0″ berichten Simone, Frank und Christoph auf ihrem Blog wie das Potenzial von Enterprise 2.0 genutzt und die Tools (Wikis, Blogs etc.) eingeführt werden können.

Entscheidend ist es, klein anzufangen und nicht gleich die gesamte Organisation zu verändern. Hier ist der Weg das Ziel. Sobald sich die Social-Software etabliert hat, besitzt man eine unverzichtbare Wissensstruktur im Unternehmen, die einen Mehrwert für jeden Einzelnen darstellt.